※なかなかなの長文＆興味のない人は全くおもんない内容なので、すっ飛ばして下さい！

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エクセルには通常のエクセル操作や機能とは別にVBAというプログラムコードを記述することで、通常はできないことができたり、様々操作を自動化することができます。

今回は日報のお話ですが、会計業務や名簿業務、アンケート集計などこれまで手動でやっていたことが、マクロを導入することで誰でも簡単にミスなく業務を行うことができるようになります。

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さて、今回はとある会社さんからの依頼で、日報を手書きで書いて月ごとにその日報を手動でエクセルに入力してまとめている。

時間が無茶苦茶かかるし手作業なのでミスもある。

どうにかできないか？
とのことでした。

①Web管理ベース（システムにアクセスしてデータベース管理）
②エクセル（マクロ）ベース

上記2つどちらかでつくるか迷ったんですが、費用や管理面、メンテナンスなどから総合的に②を選択しました。

さて、ここでエクセルの話です。

事務の方でエクセルを使用したことがない方はいないかと思います。

めちゃくちゃ便利で、コンピューターなのでこちらが間違った使い方をしていなければ計算が違う！といったことはありえません。

そんなエクセル。

エクセルを使えますか？？

といったときに、ざっと以下のように分かれます。

①数値入力や、罫線、行・列の追加、セルの結合あたりまで。
②簡単な関数使用。
③中難易度の関数を使用。
④エクセルの様々な機能の理解
⑤マクロ記録したものを改変
⑥高難易度の関数
⑦自身でマクロ（VBA）記述

といったところでしょうか。

私も長年事務をしていましたが②まではほぼ全員ですが、③を超えている人で一気に人数が減り④まで超える人はほんの一握りって感じでした。

実際に④を超えると複雑なものがササッとできないまでも、調べればできるようになりかなりのものが作れるようになります。

かなりのものが作れると、めちゃくちゃ時短になります。
※特に、ヒューマンエラーが無くなる=ミスがなくなる=ミスに対応する時間が不要になるってな感じです。作業そのものの時間ももちろんですが、ミスが激減するってのがバカでかいと思います。

更にマクロ（VBA）が使えるとまじヤバイっ！！
エクセルにマクロを組み込むと、通常のエクセルでは実現できないことがボタン、ポチー！！だけでできちゃいます。

例えば名簿ファイルが1000個のエクセルファイルがあって、その中から「中井」という人が何人いるか？
もし目視で確認したら何時間かかることか。
そして、見落としが絶対出ると思います。

しかし、ファイルをひとつずつ開いて中井という文字をカウントするコードをVBAで書いておいたら、ボタンポチー！！ラーメン待つー！ラーメンズルーの前に正確な数がでています。

例えが悪すぎて分かりづらいですが、
◆通常のエクセルではできないことを
◆正確に
◆早く
処理できるのがマクロです。

もうここまで読んでいる人は居ないはずです。
いたらコメントください笑

そんな何でもできるマクロ。
話は戻って、今回の依頼の「日報の電子化と自動化」に応えるべくマクロと関数、様々なエクセル機能を盛り込んで以下を実現しました。

①入力者用の日報エクセル（1日1つのファイル）を一括で出力させる。
②入力者はエクセルに慣れていないことも考えられるので、極々簡単操作で入力できるように。
③月次の集計（入力された日報をまとめる）を一括で。

他にも社内共有クラウドでセキュアにどこからでもアクセスできるようにしたり、操作マニュアルの作成などなどして完成しました。

・使い勝手を考慮した点
・デザイン面
・機能面
・なぜエクセルを選択したのか
などまだまだ語りたいことは多々あるのですが、本当に誰も見ていないと思うので辞めておきます。。。

日々の業務に追われて大変な方。
こうなったら嬉しいのになーとお考えの方。
残業を減らしたい方。
などなど、また機会があったらご相談ください。

BESANDでは、HPの制作・運営はもちろんチラシやポスターデザイン、ロゴデザインなどの他、今回のようなシステムチックなものもおつくりしていますので、お気軽にご相談ください。